Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів
Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів

Поділитися новиною:

Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів

В організаціях, установах та підприємствах є архівні підрозділи які відповідають за зберігання документів, закінчених у діловодстві. Після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах, ці документи передаються до місцевого державного архіву.

Коли відбувається ліквідація організації, установи або підприємства серед документів, які потрібно подати державному реєстратору для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи є обов’язковою довідка з архівного відділу Славутської райдержадміністрації про прийняття документів, які підлягають постійному зберіганню. А документи з кадрових питань (особового складу) у разі ліквідації організації, установи або підприємства передаються до трудового архіву Славутської районної ради (у разі відсутності правонаступника).

Отже, одним з контролюючих органів, перед яким доведеться відзвітувати в разі ліквідації, є архівний відділ Славутської райдержадміністрації, а для юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, Славутський районний трудовий архів.

В зв’язку з цим хотілося б нагадати керівникам організацій, установ, підприємств, що ліквідуються, що основним нормативним актом, який роз'яснює порядок роботи архівів організацій, установ і підприємств є «Правила діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5.

З метою уникнення "проблемних моментів" при підготовці та передачі документів до архівної установи слід  посилити відповідальність працівників установи, які відповідають за роботу з документами.

Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів регламентується нормами ст.42 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

За порушення процедури збереження та знищення бухгалтерських документів законодавством передбачена адміністративна й кримінальна відповідальність.

Згідно ст. 43 вищезазначеного Закону, застосування адміністративних стягнень або кримінального покарання не звільняє винного у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи від обов’язку відшкодувати шкоду, завдану власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі. Спори, пов’язані з відшкодуванням шкоди, завданої власнику документів, вирішуються в судовому порядку.

Так, недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від  трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб -  від  5 до  10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Навмисне знищення, ушкодження чи утаювання офіційних документів карається штрафом у розмірі до 50 НПМДГ чи позбавленням волі на термін до трьох років (ст. 357 Кримінального кодексу України).

 Порушення строків зберігання бухгалтерських документів тягне за собою адміністративну відповідальність за ст. 164 КпАП, так як є порушенням встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку.

Наслідком порушення вимог до зберігання документів може стати також втрата або знищення документів з податкового обліку, що контролюючими органами цілком може бути кваліфіковано як порушення встановленого законом порядку ведення податкового обліку. Відповідальність за такі дії встановлена статтею 163 КпАП.

За незабезпечення належного стану первинного обліку, яке може, зокрема, знайти прояв в незабезпеченні збереження документів, на підставі яких він ведеться, закріплена відповідальність у статті 186 КпАП.

 У деяких випадках чинне законодавство передбачає кримінальну відповідальність. 

Для виконання покладених на архів завдань йому надається право вимагати від структурних підрозділів організацій, установ і підприємств передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами.

 

Начальник архівного відділу

Славутської райдержадміністрації                                   Людмила ТКАЧУК

 

 

Web-адреса: slavuta-rda.gov.ua/news/id/4354 | Переглядів: 87Дата публікації: 13:47 13.04.2020
Версія для слабо- зорих