Проблеми та відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів та передачі їх на державне зберігання
Проблеми та відповідальність за невиконання вимог
по зберіганню документів та передачі їх на державне зберігання

Поділитися новиною:

Проблеми та відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів та передачі їх на державне зберігання

Обсяг документів, що створюються в організаціях, установах і підприємствах зростає з кожним роком. Але зберігають їх, як правило, по-старому: в шафах або столах, часто в папках одина на одній на підлозі. Добре, якщо ці документи за кілька років взагалі не зіпсувались і не загубились при такому недбалому зберіганні.

Усі ці завали викликають дискомфорт при одній думці про пошук вкрай необхідного документа. Але ж існують нормативні вимоги до створення і впорядкування документів архіву, - скажите ви. Так, існують. Організації, установи і підприємства мають створювати архіви для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою та іншою метою. А після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах – передавати до місцевого державного архіву. Однак, ні одна організація, установа чи підприємство Славутського району та м. Славути на сьогоднішній день немає штатного працівника архіву. Цією роботою займаються секретарі, діловоди або інші особи, які, крім основної роботи, призначені відповідальними за архівний підрозділ. Часто до цієї роботи відповідальні за архівні підрозділи відносяться не серйозно: не своєчасно роблять описи справ, акти на знищення документів, не погоджують номенклатури справ, не розробляють власні інструкцій з діловодства, є випадки втрати документів. Тому, коли приходить час передавати документи на державне зберігання, виникають проблеми. Керівники установ, організацій, підприємств не надто переймаються створенням умов для зберігання документів. Проте, коли відбувається ліквідація організації, установи або підприємства серед документів, які потрібно подати державному реєстратору для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи є обов’язковою довідка з архівного відділу Славутської райдержадміністрації про прийняття документів, які підлягають постійному зберіганню. А документи з кадрових питань (особового складу) у разі ліквідації організації, установи або підприємства передаються до Славутського районного трудового архіву (у разі відсутності правонаступника). Отже, одним з контролюючих органів, перед яким доведеться відзвітувати в разі ліквідації, є архівний відділ Славутської райдержадміністрації, а для юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, Славутський районний трудовий архів. В зв’язку з цим хотілося б звернутись до керівників організацій, установ, підприємств з проханням сприяти роботі відповідальних за архівні підрозділи. Пам’ятайте, що основним нормативним актом, який роз'яснює порядок роботи архівів організацій, установ і підприємств є «Правила діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5. З метою уникнення «проблемних моментів» при підготовці та передачі документів до архівної установи слід посилити відповідальність працівників установи, які відповідають за роботу з документами. Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів регламентується нормами ст.42 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи». За порушення процедури збереження та знищення бухгалтерських документів законодавством передбачена адміністративна й кримінальна відповідальність. Так, недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб - від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення). Навмисне знищення, ушкодження чи утаювання офіційних документів карається штрафом у розмірі до 50 НПМДГ чи позбавленням волі на термін до трьох років (ст. 357 Кримінального кодексу України). Для виконання покладених на архів завдань йому надається право вимагати від структурних підрозділів організацій, установ і підприємств передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами.

                                                                 Начальник архівного відділу Славутської райдержадміністрації Л.Ткачук

Web-адреса: slavuta-rda.gov.ua/news/id/1677 | Переглядів: 47Дата публікації: 16:10 30.06.2017